Как самостоятельно разработать должностную инструкцию?

Екатерина Лебедь: Курсы для HR и кадровиков Казахстана. Знаю все о кадровом учете. И вас научу!


  Просмотры: 1 687  
Копирование и любая переработка материалов с личного сайта Екатерины Лебедь запрещены. Но статьями можно и нужно делиться со своими друзьями и коллегами через социальные сети!

Как самостоятельно разработать должностную инструкцию?

Как самостоятельно разработать должностную инструкцию?

Рубрика: Кадровое делопроизводство | 23.06.2016
 
Со среды работала над двумя заказами. Первый заказ от россиян. Открывают у нас в Павлодаре фирму и им нужно разработать весь пакет документов. Вторая организация – мои клиенты, я в начале года уже проводила для них кадровый аудит, пробную разработку документов. И вот пришел очередной заказ – разработка должностных инструкций на: мастера шелкотрафаретной печати, Мастера пост. печатной обработки (сборка полиграфической продукции), мастера по сборке наружной рекламы, менеджера по работе с клиентами, дизайнера.
 
Клиент – полиграфия, представитель малого бизнеса. Довольно технологичный бизнес, работают в Павлодаре и Астане.
 
У клиентов бывают разные запросы: кто-то хочет формально соблюсти требования – в рамках приличия. Кто-то проверяет до запятой, им важна не только форма, но и содержание – таких клиентов я очень люблю, с ними интересно работать. Вот полиграфия – как раз клиент из второй категории.
 
Заказ принят, работаю! И в этой статье я немного приоткрою занавес того, как работаю над разработкой кадровых документов именно я. Моя авторская техника, так сказать.
 
1. Составляю портрет работника — в процесс переговоров с клиентом я выясняю реальную трудовую функцию работника. Идеально, если есть возможность попасть непосредственно на рабочее место работника. Если вы будете разрабатывать должностные инструкции не на заказ, а для нужд своей фирмы, то, надеюсь, проблем с доступом к рабочему место работника у вас не возникнет.
 
2. Наименования должностей не всегда совпадают с тем видом работ, которые выполняет работник. Помимо трудовой функции необходимо узнать, какие требования предъявляются к кандидату на данную должность. Кому подчиняется работник, кем заменяется. На каких агрегатах работает, с какими материалами и инструментами. Должен ли обладать специальными знаниями и навыками.
 
3. Начальник шлагбаума. После того, как портрет работника составлен, выясняем, как правильно должна называться должность работника. Допустим, менеджер торгового зала на самом деле – продавец непродовольственных товаров, клининг-менеджер – уборщик производственных помещений, охранник – вахтер или сторож. Почему это важно? Наше время – это время понтов. Всем хочется быть значимыми в обществе, иметь высокий социальный статус. Именно из-за этого возникли анекдотические ситуации с менеджерами, которые на самом деле никем не управляют.
 
Или вот потрясающая история в тему:
 

В пик расцвета космодрома Байконур на него стало прибывать столько груза, что на шоссе, идущем с ближайшей станции, потребовалось установить шлагбаум. Написали объявление: «Срочно требуется дежурный переезда. Оклад такой-то». Повесили объявление в пристанционном поселке, но, поскольку оплата была небольшой, а от самой работы не веяло какой-либо значительностью, местные жители проигнорировали его. Целый месяц никто не приходил в отдел кадров. Тогда в поселке появилось новое объявление: «Требуется начальник шлагбаума». Наутро в отделе кадров было столпотворение…

Скрытое управление человеком. Шейнов Виктор Павлович

 
Нормативно-правовыми актами РК предусмотрено достаточно количество наименований должностей на все сферы экономической деятельности. Вот их-то и необходимо использовать в работе. Исключения бывают, но это частные случаи, и их нужно исследовать отдельно.
 
Структура документа. Название выбрали, портрет готов, пора приступать к разработке документа. Что должна содержать инструкция?
 

  • Заголовок
  • Номер документа
  • Дата издания
  • Гриф утверждения
  • Преамбула
  • Общие положения
  • Должностные обязанности
  • Что должен знать?
  • Какие имеет права и обязанности?
  • За что несет ответственность и в каком объеме?
  • Гриф согласования с ответственным специалистом
  • Отметку работника об ознакомлении с должностной инструкцией.
  •  
    После того, как мы определились со структурой, можно переходить к составлению документа.
     
    1. Для этого указываем наименование должности и дату создания документа.
     

    ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ администратора


     
    2. Присваиваем порядковый номер
     

    ДИ-04-16 (номер и год издания документа)


     
    3. Дальше я указываю, на основании каких нормативных актов составлен документ. Указываем наименование, номер и дату принятия документа. Это может быть как внешний – нормативный акт, так и внутренний – локальный.
     

    Например, Положение о структурном подразделении № 525 от 12.02.2016 г.


     
    4. Создаем описательную часть. Здесь указываются данные о том, к какой категории относится работник. Каким образованием должен обладать для трудоустройства, какой стаж в годах должен иметь. Указываем подчиненность и заполняем один из самых важных разделов – что должен знать работник для осуществления своих должностных обязанностей.
     
    5. Один из самых больших разделов документа и самый подробный – это должностные обязанности работника. Сюда включаем все обязанности, которые выполняет ваш работник на своем рабочем месте и за что несет ответственность.
     
    6. Расписываем раздел «Права и обязанности работника». Здесь подробно останавливаться не буду, приведу небольшой пример:
     

    Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности;
     
    Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей должностной инструкцией.


    7. Если права и обязанности довольно стандартный раздел, то на разделе «Ответственность работника» я бы остановилась подробнее. Здесь указывают меру ответственности сотрудника за несоблюдение своих должностных обязанностей и требований законодательства.
     
    В данном разделе должностной инструкции можно как ограничиться общими отсылками к нормам законодательства, так и конкретизировать в каких случаях на сотрудника может быть наложено дисциплинарное взыскание.
     

    Неисполнение или ненадлежащее исполнение конкретных должностных обязанностей, указанных в должностной инструкции;
     
    Допущение конкретных нарушений законодательства и внутреннего порядка деятельности организации.


    8. Должностная инструкция согласовывается с соответствующими юридическими отделами (юрисконсультами) организации. Но мы же с вами говорим про малый бизнес. Поэтому такой документ нужно согласовывать с главным бухгалтером.
     
    9. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
     

    СОГЛАСОВАНО Главный бухгалтер
    Личная подпись Т.К. Ильяхов 12.02.2016 г.


    10. В последнюю очередь проставляется отметка об ознакомлении работника с должностной инструкцией на рабочее место. Я для этих целей использую Лист ознакомления с должностной инструкций, который оформляется как:
     

    Приложение № 1 к Должностной инструкции администратора ДИ-04-16


     
    Окончательное оформление должностной инструкции:

  • Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в бухгалтерии (отделе кадров) организации в 75 лет.
  • Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают сотруднику и начальнику соответствующего структурного подразделения организации.
  • По решению руководителя заверенная копия должностной инструкции может направляться при необходимости в другие подразделения организации.

  •   Перепечатка


    Я, Екатерина Лебедь Эксперт в области трудового законодательства и кадрового делопроизводства РК в МСБ. Бизнес-спикер для специалистов, ведущих кадровый учет.
     
    Сотовый / WhatsApp: +7 777 428 97 11 Email: 781120kz@mail.ru
     

     

    Группа кадровиков Казахстана (Telegram)

     

    Описание группы и правила участия:

     




    Меня зовут Екатерина Лебедь, я кадровик-юрист с 10-летним стажем работы именно в области трудовых отношений. Я точно знаю, как начинающим кадровикам и опытным специалистам нужна помощь квалифицированных коллег!
     
    24 июля 2017 года волей случая была создана первая группа кадровиков в WhatsApp. Это бесценный ресурс методической помощи коллег и единомышленников!

     
     

         

     
       

     
    Какие темы можно рассматривать внутри группы?

     
    🎯 HR (подбор, оценка, мотивация, ротация, аттестация работников и прочие вопросы управления персоналом)

    📓 Трудовой кодекс РК и другие нормативно-правовые акты РК в области регулирования трудовых отношений

    🖊 Кадровый учёт и делопроизводство

    📚 Аудит кадровых документов и процедур (порядок оформления, сроки, формулировки, ссылки)

    👩‍💼 Работа с призывниками, воинский учет

    📜 Отчетность в Центр занятости и Управление статистики

    ⚠ Трудовые споры с работниками

    👓 Проверки государственных инспекторов по труду

    📔 Другие вопросы, с которыми ежедневно сталкиваются в работе специалисты отдела кадров.
     

    Участие в группе полезно:

     
    ✍ Начинающим и опытным кадровикам – инспекторам ОК, специалистам ОК

    ✍ HR-менеджерам и рекрутерам

    ✍ Бухгалтерам по расчету заработной платы и тем, кто работает в единственном лице

    ✍ Секретарям, офис-менеджерам, делопроизводителям - офисным работникам, в должностные обязанности которых входит оформление кадровых
          документов

    ✍ Корпоративным юристам, юристам в области трудовых споров
     
    Отлично, да? Но технические возможности WhatsApp позволяют включить в группу только 256 человек. Поэтому возникла идея переместить группу в мессенджер Telegram, в которой одновременно смогут состоять 5 000 кадровиков Казахстана!

     

    В чем главное отличие группы в Telegram от группы в WhatsApp ?

     
    Возможности WhatsApp позволяют участникам полноценно использовать материалы сообщества только с момента включения в группу. Все, что обсуждалось ранее, для нового участника недоступно! И наоборот, функционал Telegram позволяет настроить доступ ко всем материалам группы для каждого участника вне зависимости от времени присоединения к группе!
     
    Участие в группе полностью бесплатно! Единственная форма оплаты – посильная помощь коллегам в решении кадровых задач и соблюдение правил сообщества. За нарушение правил – бан и исключение из группы!
     

    Правила для участников Группы кадровиков:

     
    Чтобы участникам сообщества кадровиков было комфортно, появились правила:
     
    Реклама. Если хотите поделиться полезной ссылкой с платным контентом пишите сначала мне, согласуем размещение материала.

    Видео и картинки – я за конструктив, как и все участники сообщества в WhatsApp. Поэтому в группе установлен строжайший запрет на различные
          фото и видео, не имеющие отношения к кадровой тематике!

    Оскорбления, бранная речь, неуважение к участникам – без комментариев!

    Описание ситуации – всю ситуацию нужно описывать одним сообщением. Пожалуйста, сформулируйте просьбу или ответ, и только потом
          набирайте сообщение. Если возможно, излагайте без лишних эмоций, лаконично, кратко и по делу.

    Ночное время – у нас с вами дневной график работы, поэтому общение в группе должно прекращаться до 22:00. Не забывайте уделять время себе и
          семье!

     

    Что нужно сделать, чтобы попасть в Группу кадровиков РК?

     
    Для начала – иметь профессиональный интерес. Посторонних в группу не принимаем, ведь это противоречит замыслу сообщества. Чтобы присоединиться к группе кадровиков, нажмите на кнопку ниже «Хочу в группу кадровиков!» и отправьте мне в WhatsApp сообщение следующего содержания: ФИО, должность, город. В ответ вы получите ссылку и присоединитесь к группе. Не нарушайте правила, коллега! Плодотворной нам всем работы!

    Хочу в группу кадровиков!