Просмотры: 3 322
Ведение кадрового учета
Ведение кадрового учета (полностью или частично)
— внешняя кадровая служба
Ведение кадрового учета — это не дань моде, а острая необходимость для любого, даже микро бизнеса в Казахстане. Отсутствие обязательных кадровых документов влечет за собой довольно крупные штрафы. Например, отсутствие трудового договора грозит штрафом в размере от 60 МРП (от 120 000 тенге). Размеры штрафов за непредоставление отпуска или его части в течение двух лет подряд начинается от 40 МРП (от 80 000 тенге).
То есть если вы не ведете кадровый учет:Передача документов клиенту
Какие кадровые процедуры и документы нужно оформлять после трудоустройства?
☑ Пока работник работает ему будет начисляться заработная плата: нам будут нужны сведения о количестве дней и часов, которые работник отработал. Для этих целей составляется табель учета рабочего времени в обязательном порядке. Табель учета рабочего времени утверждается работодателем.
☑ Если работник отсутствует, то он должен предоставить больничный или написать заявление на отпуск без сохранения зарплаты. При этом дни отсутствия работника (по уважительной причине или нет) заносятся в табель учета рабочего времени.
☑ Раз в год будет составляться график отпусков. При выходе работников в отпуск также оформляются приказы о предоставлении отпуска или отзыве из отпуска.
☑ В зависимости от режимов работы составляются графики смен.
☑ Работник может совершить дисциплинарный проступок. Тогда после оформления ряда процедур он будет привлечен к дисциплинарной ответственности.
☑ При увольнении о собственному желанию работник тоже пишет заявление на увольнение, мы оформляем приказ и считаем компенсацию за неиспользованный трудовой отпуск.
При увольнении по остальным основаниям также будут оформлены соответствующие кадровые документы и процедуры:
АВТОР И ВЕДУЩАЯ: Лебедь Екатерина Александровна

— внешняя кадровая служба
Ведение кадрового учета — это не дань моде, а острая необходимость для любого, даже микро бизнеса в Казахстане. Отсутствие обязательных кадровых документов влечет за собой довольно крупные штрафы. Например, отсутствие трудового договора грозит штрафом в размере от 60 МРП (от 120 000 тенге). Размеры штрафов за непредоставление отпуска или его части в течение двух лет подряд начинается от 40 МРП (от 80 000 тенге).
То есть если вы не ведете кадровый учет:
- не оформляете документально прием работников на работу;
- не оформляете предоставление работнику отпуска или отзыв из этого отпуска;
- незаконно принимаете на работу несовершеннолетних;
- нарушаете сроки выдачи заработной платы;
- нарушаете требования по оплате труда;
- допускаете дискриминацию на рабочих местах.
Вы подвергаете себя и свою фирму большим штрафам! Если ваша фирма работает на рынке уже несколько лет и вы при этом не ведете кадровый учет, у вас часто меняются специалисты на этом участке, то возникает необходимость в срочном порядке провести кадровый аудит!
Для ведения кадрового учета в вашей фирме при приеме на работу нужно будет оформлять следующие документы (минимальный перечень):
- Заявления от работников о приеме на работу;
- Трудовые договоры в 2-х экземплярах;
- Приказы о приеме на работу (делаем в бухгалтерской программе 1С);
- Согласие на обработку персональных данных;
- Заявление на вычет по ИПН;
- Договоры о материальной ответственности (по желанию).
Для того, чтобы оформить работника на работу нужны следующие сведения: | От вас, как работодателя, нужны следующие данные на каждого работника: |
1. Копия удостоверения личности с ИИН 2. Контактные данные — домашний и сотовый телефон, адрес (эти сведения работник предоставляет самостоятельно еще на этапе подачи заявления) 3. Документ о прохождении предварительного медицинского освидетельствования из любой аккредитованной медицинской организации 4. Трудовая книжка или иной документ, подтверждающий трудовой стаж работник. |
1. Дата приема на работу (дата начала работы); 2. Должность; 3. Размер заработной платы; 4. Устанавливаете для этого работника испытательный срок или нет, если да, то продолжительность? 5. (Трудовой кодекс разрешает до 3 месяцев); Иные пожелания. |
Какие кадровые процедуры и документы нужно оформлять после трудоустройства?
☑ Пока работник работает ему будет начисляться заработная плата: нам будут нужны сведения о количестве дней и часов, которые работник отработал. Для этих целей составляется табель учета рабочего времени в обязательном порядке. Табель учета рабочего времени утверждается работодателем.
☑ Если работник отсутствует, то он должен предоставить больничный или написать заявление на отпуск без сохранения зарплаты. При этом дни отсутствия работника (по уважительной причине или нет) заносятся в табель учета рабочего времени.
☑ Раз в год будет составляться график отпусков. При выходе работников в отпуск также оформляются приказы о предоставлении отпуска или отзыве из отпуска.
☑ В зависимости от режимов работы составляются графики смен.
☑ Работник может совершить дисциплинарный проступок. Тогда после оформления ряда процедур он будет привлечен к дисциплинарной ответственности.
☑ При увольнении о собственному желанию работник тоже пишет заявление на увольнение, мы оформляем приказ и считаем компенсацию за неиспользованный трудовой отпуск.
При увольнении по остальным основаниям также будут оформлены соответствующие кадровые документы и процедуры:
- расторжение трудового договора по соглашению сторон;
- истечение срока трудового договора;
- расторжение трудового договора по инициативе работодателя;
- в связи с переводом работника к другому работодателю;
- обстоятельства, не зависящие от воли сторон;
- отказ работника от продолжения трудовых отношений;
- переход работника на выборную работу (должность) или назначение его на должность, исключающую возможность продолжения трудовых отношений;
- нарушение условий заключения трудового договора.
Передача документов клиенту. Те документы, которые мы оформляем на работника, работник должен подписать. Поэтому я составляю документы и передаю их вам на подпись. Вы обязательно определитесь,
- документы передавать вам лично в руки в распечатанном виде (на бумажных носителях);
- отправлять письмом с курьером в ваш офис;
- отправлять заказным письмом с уведомлением в ваш офис;
- отправлять в электронном виде (в формате word или pdf) на e-mail или другой канал связи (скайп, аккаунт в социальных сетях);
- работники могут приходить к нам в офис и подписывать документы у нас. Тогда кадровые документы тоже будут хранится у нас. Трудовые книжки работников заполняем только по предоставлению документа самим работников. Хранение трудовых книжек в нашем офисе услугой не предусмотрено!
Стоимость работ на первом этапе:
- Первичная разработка всех обязательных кадровых документов — от 50 000 тенге. Мы с вами определим точный перечень тех документов. которые необходимы для правильно ведения кадрового учета. Я разработаю уникальные документы именно для вашей фирмы с учетом специфики работы либо мы определим, что будем работать с готовыми шаблонами;
- Абонентское обслуживание, сюда входят и консультации и другие обязательные кадровые документы — 15 000 тенге в месяц;
- Ведение личных дел, составление трудовых договоров, всех приказов, иных обязательных документов за 1 работника — 1 000 тенге (умножить на количество работников). А дальше будем исходить из фактического объема работ.

Ведущий специалист ТОО «Контрольно-аналитическая служба «РЕВИЗОР» по правовой экспертизе кадровых процедур и документов.
Практикующий юрист-кадровик, специалист по кадровому учету и делопроизводству и трудовому законодательству РК с 12-летним стажем работы (в том числе, решение трудовых споров в досудебном и судебном порядке).
Разработчик обучающих программ для специалистов кадровых служб, спикер семинаров и тренингов по применению трудового законодательства и безошибочному ведению кадрового учета.
Автор проекта «Группа Кадровиков Казахстана» в мессенджере telegram (на данный момент в группе более 1200 участников со всего РК).
Практикующий юрист-кадровик, специалист по кадровому учету и делопроизводству и трудовому законодательству РК с 12-летним стажем работы (в том числе, решение трудовых споров в досудебном и судебном порядке).
Разработчик обучающих программ для специалистов кадровых служб, спикер семинаров и тренингов по применению трудового законодательства и безошибочному ведению кадрового учета.
Автор проекта «Группа Кадровиков Казахстана» в мессенджере telegram (на данный момент в группе более 1200 участников со всего РК).