Ведение кадрового учета (полностью или частично) — внешняя кадровая служба

Екатерина Лебедь: Курсы для HR и кадровиков Казахстана. Знаю все о кадровом учете. И вас научу!

  Просмотры: 2 091

Ведение кадрового учета

Ведение кадрового учета (полностью или частично)
— внешняя кадровая служба

 
     
 
Ведение кадрового учета — это не дань моде, а острая необходимость для любого, даже микро бизнеса в Казахстане. Отсутствие обязательных кадровых документов влечет за собой довольно крупные штрафы. Например, отсутствие трудового договора грозит штрафом в размере от 60 МРП (от 120 000 тенге). Размеры штрафов за непредоставление отпуска или его части в течение двух лет подряд начинается от 40 МРП (от 80 000 тенге).
 
То есть если вы не ведете кадровый учет:

  • не оформляете документально прием работников на работу;
  • не оформляете предоставление работнику отпуска или отзыв из этого отпуска;
  • незаконно принимаете на работу несовершеннолетних;
  • нарушаете сроки выдачи заработной платы;
  • нарушаете требования по оплате труда;
  • допускаете дискриминацию на рабочих местах.

 
Вы подвергаете себя и свою фирму большим штрафам! Если ваша фирма работает на рынке уже несколько лет и вы при этом не ведете кадровый учет, у вас часто меняются специалисты на этом участке, то возникает необходимость в срочном порядке провести кадровый аудит!
 
Для ведения кадрового учета в вашей фирме при приеме на работу нужно будет оформлять следующие документы (минимальный перечень):

  • Заявления от работников о приеме на работу;
  • Трудовые договоры в 2-х экземплярах;
  • Приказы о приеме на работу (делаем в бухгалтерской программе 1С);
  • Согласие на обработку персональных данных;
  • Заявление на вычет по ИПН;
  • Договоры о материальной ответственности (по желанию).

 

Передача документов клиенту
 

Для того, чтобы оформить работника на работу нужны следующие сведения: От вас, как работодателя, нужны следующие данные на каждого работника:
1. Копия удостоверения личности с ИИН
2. Контактные данные — домашний и сотовый телефон, адрес (эти сведения работник предоставляет самостоятельно еще на этапе подачи заявления)
3. Документ о прохождении предварительного медицинского освидетельствования из любой аккредитованной медицинской организации
4. Трудовая книжка или иной документ, подтверждающий трудовой стаж работник.
1. Дата приема на работу (дата начала работы);
2. Должность;
3. Размер заработной платы;
4. Устанавливаете для этого работника испытательный срок или нет, если да, то продолжительность? 5. (Трудовой кодекс разрешает до 3 месяцев);
Иные пожелания.


 
Какие кадровые процедуры и документы нужно оформлять после трудоустройства?
 
Пока работник работает ему будет начисляться заработная плата: нам будут нужны сведения о количестве дней и часов, которые работник отработал. Для этих целей составляется табель учета рабочего времени в обязательном порядке. Табель учета рабочего времени утверждается работодателем.
 
☑ Если работник отсутствует, то он должен предоставить больничный или написать заявление на отпуск без сохранения зарплаты. При этом дни отсутствия работника (по уважительной причине или нет) заносятся в табель учета рабочего времени.
 
☑ Раз в год будет составляться график отпусков. При выходе работников в отпуск также оформляются приказы о предоставлении отпуска или отзыве из отпуска.
 
☑ В зависимости от режимов работы составляются графики смен.
 
☑ Работник может совершить дисциплинарный проступок. Тогда после оформления ряда процедур он будет привлечен к дисциплинарной ответственности.
 
При увольнении о собственному желанию работник тоже пишет заявление на увольнение, мы оформляем приказ и считаем компенсацию за неиспользованный трудовой отпуск.
 
 
При увольнении по остальным основаниям также будут оформлены соответствующие кадровые документы и процедуры:
 

  • расторжение трудового договора по соглашению сторон;
  • истечение срока трудового договора;
  • расторжение трудового договора по инициативе работодателя;
  • в связи с переводом работника к другому работодателю;
  • обстоятельства, не зависящие от воли сторон;
  • отказ работника от продолжения трудовых отношений;
  • переход работника на выборную работу (должность) или назначение его на должность, исключающую возможность продолжения трудовых отношений;
  • нарушение условий заключения трудового договора.


 
Передача документов клиенту. Те документы, которые мы оформляем на работника, работник должен подписать. Поэтому я составляю документы и передаю их вам на подпись. Вы обязательно определитесь,

  • документы передавать вам лично в руки в распечатанном виде (на бумажных носителях);
  • отправлять письмом с курьером в ваш офис;
  • отправлять заказным письмом с уведомлением в ваш офис;
  • отправлять в электронном виде (в формате word или pdf) на e-mail или другой канал связи (скайп, аккаунт в социальных сетях);
  • работники могут приходить к нам в офис и подписывать документы у нас. Тогда кадровые документы тоже будут хранится у нас. Трудовые книжки работников заполняем только по предоставлению документа самим работников. Хранение трудовых книжек в нашем офисе услугой не предусмотрено!


 
Стоимость работ на первом этапе:
 

  1. Первичная разработка всех обязательных кадровых документовот 50 000 тенге. Мы с вами определим точный перечень тех документов. которые необходимы для правильно ведения кадрового учета. Я разработаю уникальные документы именно для вашей фирмы с учетом специфики работы либо мы определим, что будем работать с готовыми шаблонами;
  2. Абонентское обслуживание, сюда входят и консультации и другие обязательные кадровые документы — 15 000 тенге в месяц;
  3. Ведение личных дел, составление трудовых договоров, всех приказов, иных обязательных документов за 1 работника — 1 000 тенге (умножить на количество работников). А дальше будем исходить из фактического объема работ.



 

 

АВТОР И ВЕДУЩАЯ: Лебедь Екатерина Александровна

 

Ведущий специалист ТОО «Контрольно-аналитическая служба «РЕВИЗОР» по правовой экспертизе кадровых процедур и документов.
 
Практикующий юрист-кадровик, специалист по кадровому учету и делопроизводству и трудовому законодательству РК с 11-летним стажем работы (в том числе, решение трудовых споров в досудебном и судебном порядке).
 
Разработчик обучающих программ для специалистов кадровых служб, спикер семинаров и тренингов по применению трудового законодательства и безошибочному ведению кадрового учета.
 
Автор проекта «Группа Кадровиков Казахстана» в мессенджере telegram (на данный момент в группе более 1200 участников со всего РК).
 

Группа кадровиков Казахстана (Telegram)

 

Описание группы и правила участия:

 




Меня зовут Екатерина Лебедь, я кадровик-юрист с 10-летним стажем работы именно в области трудовых отношений. Я точно знаю, как начинающим кадровикам и опытным специалистам нужна помощь квалифицированных коллег!
 
24 июля 2017 года волей случая была создана первая группа кадровиков в WhatsApp. Это бесценный ресурс методической помощи коллег и единомышленников!

 
 

     

 
   

 
Какие темы можно рассматривать внутри группы?

 
🎯 HR (подбор, оценка, мотивация, ротация, аттестация работников и прочие вопросы управления персоналом)

📓 Трудовой кодекс РК и другие нормативно-правовые акты РК в области регулирования трудовых отношений

🖊 Кадровый учёт и делопроизводство

📚 Аудит кадровых документов и процедур (порядок оформления, сроки, формулировки, ссылки)

👩‍💼 Работа с призывниками, воинский учет

📜 Отчетность в Центр занятости и Управление статистики

⚠ Трудовые споры с работниками

👓 Проверки государственных инспекторов по труду

📔 Другие вопросы, с которыми ежедневно сталкиваются в работе специалисты отдела кадров.
 

Участие в группе полезно:

 
✍ Начинающим и опытным кадровикам – инспекторам ОК, специалистам ОК

✍ HR-менеджерам и рекрутерам

✍ Бухгалтерам по расчету заработной платы и тем, кто работает в единственном лице

✍ Секретарям, офис-менеджерам, делопроизводителям - офисным работникам, в должностные обязанности которых входит оформление кадровых
      документов

✍ Корпоративным юристам, юристам в области трудовых споров
 
Отлично, да? Но технические возможности WhatsApp позволяют включить в группу только 256 человек. Поэтому возникла идея переместить группу в мессенджер Telegram, в которой одновременно смогут состоять 5 000 кадровиков Казахстана!

 

В чем главное отличие группы в Telegram от группы в WhatsApp ?

 
Возможности WhatsApp позволяют участникам полноценно использовать материалы сообщества только с момента включения в группу. Все, что обсуждалось ранее, для нового участника недоступно! И наоборот, функционал Telegram позволяет настроить доступ ко всем материалам группы для каждого участника вне зависимости от времени присоединения к группе!
 
Участие в группе полностью бесплатно! Единственная форма оплаты – посильная помощь коллегам в решении кадровых задач и соблюдение правил сообщества. За нарушение правил – бан и исключение из группы!
 

Правила для участников Группы кадровиков:

 
Чтобы участникам сообщества кадровиков было комфортно, появились правила:
 
Реклама. Если хотите поделиться полезной ссылкой с платным контентом пишите сначала мне, согласуем размещение материала.

Видео и картинки – я за конструктив, как и все участники сообщества в WhatsApp. Поэтому в группе установлен строжайший запрет на различные
      фото и видео, не имеющие отношения к кадровой тематике!

Оскорбления, бранная речь, неуважение к участникам – без комментариев!

Описание ситуации – всю ситуацию нужно описывать одним сообщением. Пожалуйста, сформулируйте просьбу или ответ, и только потом
      набирайте сообщение. Если возможно, излагайте без лишних эмоций, лаконично, кратко и по делу.

Ночное время – у нас с вами дневной график работы, поэтому общение в группе должно прекращаться до 22:00. Не забывайте уделять время себе и
      семье!

 

Что нужно сделать, чтобы попасть в Группу кадровиков РК?

 
Для начала – иметь профессиональный интерес. Посторонних в группу не принимаем, ведь это противоречит замыслу сообщества. Чтобы присоединиться к группе кадровиков, нажмите на кнопку ниже «Хочу в группу кадровиков!» и отправьте мне в WhatsApp сообщение следующего содержания: ФИО, должность, город. В ответ вы получите ссылку и присоединитесь к группе. Не нарушайте правила, коллега! Плодотворной нам всем работы!

Хочу в группу кадровиков!