Кадровое делопроизводство в Казахстане: отголоски истории и применение профессионального суждения.
 
Коллеги, прописываете ли вы в приказе оклад? С этого вопроса, который задала участница Группы кадровиков в ватсапе, я бы хотела начать пост-рассуждение. Почему призываю порассуждать? Потому что ни в одном НПА вы не найдете ответа на этот вопрос. Но мы же должны придти к какому-то оптимальному варианту?

Еще до того, как я увидела вопрос об отражении должностного оклада в приказе о приеме на работу, другие активные участники группы присоединились к обсуждению. Вот их ответы:

• Нет, только как приложение к ТД
• Я прописываю
• Можете написать оклад согласно штатному расписанию
• По желанию
• Оклад прописывать в приказе обязательно или ссылку на пункт трудового договора, на ссылку штатного расписания придираются при проверке…
• Руководитель спорит, говорит, не прописывают, а я всю жизнь прописываю
• Ну раз руководитель спорит)) напишите, что оклад в соответствии с условиями трудового договора или принят в соответствии с условиями ТД. А уже в ТД оклад обязательно — это требование закона. В приказе кому как.
• Нет.

О чем могут рассказать такие ответы? Только о том, что четких норм нет, и каждый кадровик или бухгалтер оформляет приказ о приеме на работу в соответствии со своим профессиональным суждением, которое появилось на основании опыта (личного или приобретенного). Краткий ответ я свой тоже написала, но потом решила подготовить полезный пост. Поэтому предлагаю отправиться в небольшое историческое путешествие.
 
Историческая справка с комментариями Е. Лебедь
 
Навыки работы с документами складывались и вырабатывались в течение веков. Документы появились с возникновением письменности. Документ – латинское слово, которое переводится как «поучительный пример», «свидетельство». Делопроизводство развивалось вместе с обществом, с развитием государств писались законы.
 
Отчет можно начать от Шумерской письменности, где на глиняных табличках, датированных III тысячелетием до н.э., оформлялись первые документы, содержащие информацию о коммерческих сделках и законах Шумеры. Это является доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире.
 
Человечество развивалось, после наскальных рисунков появилась письменность, укреплялись позиции государств и межгосударственных связей и внутригосударственных коммуникаций. Это в свою очередь, привело к развитию документооборота и появлению делопроизводства. В документах фиксировались права на частную собственность, отражались денежные займы, различные соглашения, завещания, указы правителей. Столетиями формировались традиции в оформлении документов, устанавливались приемы удостоверения документов — подписи, скрепы, печати, возникали стадии написания документа — черновик и беловик.
 
 
Так как суверенный Казахстан явился результатом распада СССР и был исторически связан с Россией, то предлагаю ознакомиться с делопроизводством дореволюционной России, которое включает три этапа:

• приказное делопроизводство (XVI — XVII в.);
• коллежское делопроизводство (XIII в.);
• исполнительное делопроизводство (XIX — начало XX в.).

Приказное делопроизводство
 
Становление русского централизованного государства сопровождалось внедрением приказного делопроизводства, порядок которого последовательно закреплялся в Судебнике 1497 г. и 1550 г., Соборном уложении 1649 г. Делопроизводство как система возникает вместе с образованием аппарата государственного управления, который нуждается в документировании своей деятельности и в обмене документированной информацией между составными частями по вертикали и горизонтали (царь, боярская Дума, приказы, годовые воеводы, приказные избы и т.д.)
 
Коллежское делопроизводство
 
Коллежское делопроизводство было более прогрессивным по сравнению с приказным делопроизводством. Появились упорядоченные системы регистрации документов. Таким образом, «Генеральный регламент» закрепил законодательно порядок работы с документами с момента их создания до архивного хранения. Именно в этот период появилось название «архив». В целом, реформы государственного аппарата первой четверти XVIII в. установили в России единообразную систему организационного устройства и делопроизводства государственных учреждений на основе бюрократического централизма. Следующий этап реформирования российского государственного делопроизводства наступает в начале XIX в. при Александре I.
 
Министерское (исполнительное) делопроизводство
 
Манифестом от 08.09.1802 г. в России были созданы первые восемь министерств, взамен существующих Петровских коллегий: военно-сухопутных сил, военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, внешних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции, государственное казначейство на правах министерства. Министерства – в России центральные отраслевые учреждения, созданные в 1802 г., упраздненные после октября 1917 г. и восстановленные в 1946 г. коллегии были сохранены и расписаны между министерствами. Смешение двух начал в системе управления порождало медлительность в разрешении дел, путаность делопроизводства. Манифест «Общее учреждение министерств» продолжал оставаться основным законодательным актом, определяющим существование министерств вплоть до октября 1917 г.
 
Но, Октябрьская революция 1917 года в корне изменила систему государственных учреждений в России. Долгое время делопроизводство действовало на основе нормативно-методической базы, разработанной еще в 20-х годах. С увеличением численности государственного аппарата, восстановлением промышленности и других отраслей народного хозяйства СССР количество документов возрастало, что не могло не требовать перемен в регламентации ДОУ (документационное обеспечение управления). С 1943 г. действовал перечень типовых документов, в которых были установлены сроки хранения для различных категорий типовых документов. Но данный перечень не учитывал активного развития делопроизводственных документов в 50-ые гг.
 
Количество документов значительно увеличилось и продолжало увеличиваться с каждым годом, многие документы в различных ведомствах повторяли друг друга. Поэтому не разработанность теоретических, методологических и нормативных положений в такой области делопроизводства, как экспертиза ценности документов приводила к тому, что многие ценные документы просто терялись, а «повторяемые» документы сохранялись.
 
К началу 60-ых гг. состояние документации в сфере управления на тот момент можно охарактеризовать следующим образом. По данным архивной службы в стране ежегодно создавалось свыше 40 млрд. листов документов, причем это количество ежегодно возрастало.
 
В условиях протекания научно-технического прогресса и усложнением системы управления, что приводило к возрастанию межучрежденческих связей, а, следовательно, и количества обращающихся документов. А единые общесоюзные требования к документу, к его качеству не были выработаны.
 
В связи с внедрением принципиально новых способов обработки документной информации, изменились и требования к качеству документа, появились новые характеристики качества, не возникавшие ранее. Основная из них — это межвидовая унификация форм и основных показателей документов и установление единых, унифицированных принципов документообразования.
 
Отсутствовала унификация и в нормах оформления документов. На практике применялись различные способы адресования, датирования, подписания документов, причем эти способы зачастую были нерациональны, вызывали значительные непроизводительные затраты рабочего времени специалистов.
 
Не были выработаны также требования к изложению содержания документов, то есть, к построению текстов. Единственной нормой в этом плане являлись стереотипные, неконкретные записи в ведомственных инструкциях по делопроизводству о необходимости излагать документы «кратко», «ясно» и т.д.
 
В июне I960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г.: актуальность создания специализированного института для разработки Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).
 
Первым реальным результатом разработки ЕГСД было издание в 1965 г. «Материалов к Единой государственной системе делопроизводства», а затем «Разделов Единой государственной системы делопроизводства», в которых были изложены основные принципиальные положения ЕГСД.
 
Новый этап в разработке ЕГСД начался в 1966 г., когда эта проблема была включена в пятилетний план развития народного хозяйства СССР на 1966-1970 гг. Одновременно были намечены и конкретные сроки разработки: Головным институтом: по проблеме ЕГСД стал созданный в системе Главного архивного управления в 1966 г. Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
 
В сентябре 1973 г., после всестороннего обсуждения и доработки, «Основные положения» ЕГСД были утверждены Государственным комитетом Совета Министров СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам и ведомствам для использования их в целях совершенствования делопроизводства.
 
Если до появления ЕГСД какого-либо твердо установленного порядка делопроизводства не существовало и каждое министерство устанавливало свои правила на основании существующей практики и традиции, то теперь появился единый комплексный документ, предлагающий реальный путь организации делопроизводства.
 
В 1975-1977 годах инструкции для учреждений, организаций и предприятий были утверждены Советами Министров УССР, БССР, Узбекской ССР, Казахской ССР, Литовской ССР, Армянской ССР, Эстонской ССР, Латвийской ССР, Киргизской ССР, Молдавской ССР. Правительства Литовской, Эстонской и Армянской союзных Республик утвердили республиканские стандарты на организационно-распорядительную документацию, учитывающие национальные особенности и традиции оформления документов.
 
Министерства и ведомства СССР издали нормативные акты о внедрении ЕГСД и ГОСТов на организационно-распорядительную документацию. В 80% из них были изданы новые инструкции по делопроизводству, выпущены альбомы стандартных бланков и образцов документов. Организации, предприятия, учреждения фактически во всех областях народного хозяйства, науки, культуры, образования перешли на использование положений ЕГСД. Были пересмотрены учебные программы МГИАИ, и документоведческие курсы стали строиться на новой основе.
 
В начале 1980-ых годов утверждаются разработанные в 1970-ые годы 16 унифицированных систем документации общесоюзного значения, 27 государственных стандартов на УСД и 26 общесоюзных классификаторов технико-экономической и социальной информации.
 
В связи с необходимость внедрения информационных технологий в делопроизводственные процессы в середине 1980-ых годов принимаются меры по совершенствования ЕГСД. В 1988 году утверждается ГСДОУ (государственная система документационного обеспечения управления).
 
*********
 
Как вы видите, становление делопроизводства – это не дело одного дня или года. Но с распадом СССР значение делопроизводства в Казахстане с каждым годом медленно снижалось.
 
До конца 1999 года в уже суверенном Казахстане все еще действовал КЗоТ – Кодекс законов о труде Казахской ССР. Ему на смену пришел Закон Республики Казахстан «О труде в Республике Казахстан». В июне 2007 года был введен в действие первый Трудовой кодекс РК.
 
А что же с нормами делопроизводства? С распадом СССР нормативно-правовые акты постепенно сменились на внутриказахстанские. Не сразу, конечно. Например, до 1994 года в Казахстане действовало Постановление Госкомстата СССР от 28.12.89 N 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций».
 
Пример бланка унифицированного приказа можете посмотреть ниже (образец 2004 года, но для наглядности):
 

1. По учету труда и заработной платы
2. По учету личного состава
3. По учету использования рабочего времени
4. По учету расчетов с рабочими и служащими
5. По учету основных средств
6. По учету сырья и материалов
7. По учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов
8. По учету работы в автомобильном транспорте
9. По учету работы строительных машин и механизмов
10. По учету результатов инвентаризации
11. По учету кассовых операций
12. По учету рационализации и изобретательства
13. По учету в капитальном строительстве
14. По учету заготовок сельскохозяйственных продуктов
15. По учету нематериальных активов
 
Обратите внимание на первые четыре пункта – они касаются работы кадровиков, остальные же пункты рассчитаны на бухгалтерию предприятия. Но, как мы помним, образцы предназначались для государственного аппарата.
 
Государственная структура не раз менялась, что повлекло за собой издание и утрату юридической силы многих нормативно-правовых актов. В 1996 году Указом Президента РК был реорганизован государственный архив.
 
А, в 2003 году, параллельно с действующим Альбомом межведомственных форм первичной учетной документации, появляется Приказ Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 29 апреля 2003 года N 33 «О Типовых правилах документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан». Это были первые правила документооборота в суверенном Казахстане, но разработаны они были только для государственных организаций.
 
В 2009 году Приказом и.о. Министра культуры и информации Республики Казахстан от 25 сентября 2009 года № 128 были утверждены Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и (внимание!) негосударственных организациях. Этим же приказом был утвержден Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения.
 
Альбом межведомственных форм первичной учетной документации утратил силу Приказом Председателя Агентства Республики Казахстан по статистике от 28 марта 2011 года № 93.
 

Источник: ИС Параграф

 
 
Вывод и ответ на вопрос коллеги
 
Как вы видите, делопроизводству негосударственных (читай, коммерческих) организаций государство стало уделять внимание только в 2009 году, то есть только через 18 лет с момента провозглашения независимости (грубо, с 1992 по 2009)! Такое обстоятельство не могло сказаться и на сохранности персональных данных, на сохранности трудового стажа работников коммерческих структур. Естественно, отразилось и на общей делопроизводственной грамотности кадровиков.
 
И если все-таки ответить на вопрос коллеги из чата для кадровиков «Нужно ли указывать в приказе о приеме на работу оклад?», то мой ответ будет такой: можно указывать, можно не указывать. Ну нет на данный момент в Казахстане ни одного НПА, который бы нам прямо указывал, что конкретно нужно вписывать в текст приказа!
 
Прокрутите статью на сайте немного назад. И всмотритесь в образец приказа о приеме на работу. Вот когда действовали унифицированные формы, вы не могли придумывать свои правила оформления приказа о приеме на работу или иного унифицированного документа. Вы были обязаны следовать жесткой инструкции.
 
Что же теперь? Теперь мы отталкиваемся от логики, ситуации и профессионального суждения
 

АВТОР СТАТЕЙ И КУРСОВ: Лебедь Екатерина Александровна

 

web-akademia.com

✔ Кадровый аудитор. Ведущий специалист ТОО «Контрольно-аналитическая служба «РЕВИЗОР» по правовой экспертизе кадровых процедур и документов.

✔ Практикующий юрист-кадровик, специалист по кадровому учету и делопроизводству и трудовому законодательству РК.

✔ В карьерном портфеле: налоговые проверки, трудовые инспекции, суды, прокурорские проверки, восстановление учета, любые сложные участки, включая налоги с зарплаты.

✔ С 2010 года работаю на себя. За плечами сотни кадровых аудитов, тысячи часов консультаций применению трудового законодательства (в год провожу более 1000 консультационных часов).

✔ Разработчик обучающих программ для специалистов кадровых служб, спикер семинаров и тренингов по применению трудового законодательства и безошибочному ведению кадрового учета.

✔ Бесплатные прямые эфиры в Инстаграм: https://www.instagram.com/hrdelo_kz/

✔ Автор самого крупного проекта «Группа Кадровиков Казахстана» в мессенджере Telegram.