Материальная ответственность работников
Каждый работодатель желает знать, как защитить себя от работников. А одним из самых верных кадровых решений для этих целей является заключение с работниками договора о полной индивидуальной материальной ответственности.
Работодатели же нередко предпочитают заключать договоры о материальной ответственности со всеми работниками подряд. В этой статье мы с вами попробуем разобраться с процедурой оформления материальной ответственности, с нюансами этой процедурами и типичными ошибками.
С какими работниками целесообразно заключать договоры о материальной ответственности?
Очевидный ответ – с теми, кто по работе имеет дело с документами, деньгами, материальными ценностями. Давайте перечислим основные должности:
1. Директор – исполнительный орган товарищества, управляющий
2. Главный бухгалтер, бухгалтер-ревизор
3. Кладовщик, заведующий складом, заведующий хозяйством, прораб
4. Продавец-консультант, менеджер по продажам
5. Кассир, контролер
6. Водитель-экспедитор по перевозке грузов
7. Агент по снабжению (снабженец), торговый агент
8. Вахтер, сторож, охранник
Список должностей работников, с которыми можно и нужно оформлять материальную ответственность, продолжать бесконечно именно по тому, что все ваши работники в своей работе используют предметы и ценности, которые принадлежат исключительно вам. Что это может быть?
Мебель (шкафы, столы, стулья, диваны, кресла, сейфы);
Железные и деревянные двери, решетки на окнах, само здание в текущем состоянии;
Автопарк (автомобили, запасные части, шины, диски, ГСМ и другое);
Оборудование, инвентарь, инструмент, запасные части к ним;
Компьютерный парк — ноутбуки, персональные компьютеры, принтеры, МФУ, сканеры,
соединительные элементы (удлинители, розетки и другое);
Телефония, факсы, сотовые телефоны, находящиеся на балансе фирмы;
Документация компании (налоговая, бухгалтерская, кадровая, кассовая, управленческая,
страховые документы, техпаспорта и другое);
Запасы для производства товаров и изготовления изделий (ткань и фурнитура, продукты,
пластиковые детали и т.п.).
В общем, для того, чтобы возложить на работника материальную ответственность, важно понимать, следующие факторы:
На каком участке учета будет трудиться человек. Особое внимание необходимо уделить участкам, где выполняются работы по
покупке, продаже, обмену, перевозке, доставке, пересылке, хранению, обработке и применению в процессе производства
материальных ценностей;
Какие ТМЦ или ТМЗ работник будет использовать при выполнении своих функциональных обязанностей – необходимо
составить подробный перечень;
Каким образом вы вмените работнику эти ценности в подотчет: передадите по акту приема-передачи или будете разово
оформлять документами по необходимости;
Каким образом вы будете контролировать использование работниками материальных ценностей, выданных для
выполнения ими своих должностных обязанностей;
Утвердить процедуру проведения ревизий и инвентаризаций, внутренних проверок. Установить периодичность и форму
внутреннего отчета.
Приводимый мной перечень процедур и разработки стандартов работы, конечно, не полный. Но если вы сделаете хотя бы 50% от имеющегося списка, то вам будет гораздо легче отстаивать свои права в суде.
Надо отметить, что оформление только одного договора об полной индивидуальной материальной ответственности, недостаточно. Вы должны разработать полный комплект кадровых документов:
✔ Пункт о возложении на работника материальной ответственности необходимо прописать в трудовом договоре. Желательно в трудовом договоре расписать четкие и внятные формулировки того, на что и как именно возлагается материальная ответственность;
✔ Оформить договор о полной индивидуальной материальной ответственности;
✔ Издать приказ о возложении на работника полной индивидуальной материальной ответственности;
✔ Проводить ревизию с целью выявления недостач и хищений. А самое главное, необходимо документально правильно оформлять эти процедуры.
Оформление материальной ответственности работников, взыскание задолженности
К сожалению, по Трудовому кодексу взыскать с работника задолженность перед работодателем или клиентом очень сложно. Вам придется обращаться в суд и предоставить документы.
Вот тут начинается самое сложное…
Чаще всего работодатель при приеме на работу оформляет типовые договоры, взятые в Интернете. Трудовой договор и договор о материальной ответственности либо отсутствует, либо составлен очень формально. И это не единичные случаи, такое пренебрежительное отношение к оформлению кадровых документов встречается даже на очень крупных предприятиях.
На семинарах я очень часто слышу истории, когда работодатель машет кулаками после боя. Было хищение, утрата, прямой ущерб, а сделать ничего не возможно: документы оформлены не верно!
Опираясь на опыт, я предлагаю «соломку» постелить заранее!
В каких случаях вам может понадобиться помощь?
- Если у вас на предприятии много материально-ответственных лиц, и вы хотите подстраховаться;
- Если работник уже причинил ущерб работодателю в виде утраты или повреждения имущества работодателя или за ущерб, возникший в результате действия (бездействия) работника:
2.1 Необеспечения сохранности имущества и других ценностей, переданных работнику на основании письменного договора о принятии на себя полной материальной ответственности;
2.2 Необеспечения сохранности имущества и других ценностей, полученных работником под отчет по разовому документу;
2.3 Причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсикоманического опьянения (их аналогов);
2.4 Недостачи, умышленного уничтожения или умышленной порчи материалов, полуфабрикатов, изделий (продукции), в том числе при их изготовлении, а также инструментов, измерительных приборов, специальной одежды и других предметов, выданных работодателем работнику в пользование;
2.5 Причинения ущерба незаконными действиями работника, подтвержденными в порядке, установленном законодательством РК.
Я помогу вам подготовить перечень документов:
Разработка основных документов по индивидуальной материальной ответственности:
- Положение о коммерческой тайне;
- Перечень должностей материально-ответственных работников;
- Приказ о назначении материально-ответственных лиц;
- Трудовой договор с материально-ответственным лицом;
- Приказ о приеме материально-ответственного лица;
- Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности;
- Перечень работ, выполняемых работниками, с которыми заключаются письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности;
- Приказ «О неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну»;
- Общий приказ по предприятию «О назначении материально-ответственных лиц»;
- Составление акта приема-передачи материальных ценностей.
Разработка основных документов по коллективной материальной ответственности:
- Типовой договор коллективной (солидарной) материальной ответственности (разрабатывается отдельно по запросу);
- Положение о коммерческой тайне;
- Перечень должностей материально-ответственных работников;
- Приказ о назначении материально-ответственных лиц;
- Трудовой договор с материально-ответственным лицом;
- Приказ о приеме материально-ответственного лица;
- Перечень работ, выполняемых работниками, с которыми заключаются письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности;
- Приказ «О неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну»;
- Общий приказ по предприятию «О назначении материально-ответственных лиц»;
- Составление акта приема-передачи материальных ценностей.
Работник уже причинил ущерб? Я помогу оформить все процедуры правильно! Что входит в пакет документов?
- Консультация по пределам ответственности работника;
- Проведение внутренней проверки для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения;
- Истребование с работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба;
- Оформление дисциплинарного взыскания;
- Взыскание ущерба в досудебном порядке;
- Оформление иска в суд и представление интересов в суде.
Какие задачи решает для вас кадровый учет, который я буду для вас вести?
- Защищает работодателя перед умышленными или неумышленными действиями работников;
- С правильно оформленными документами вы легко сможет отстоять свою позицию в суде;
- Избавляет от претензий со стороны проверяющих органов.
Коллеги, приглашаю вас в закрытый клуб для профессионалов в области кадрового учета, аудита, разрешения трудовых споров.
- Видео-встречи в zoom проводятся 1 раз в неделю в среду в 20:30 по Алматы (кроме праздничных дней) и раз в месяц будет zoom в формате «Вопрос-Ответ».
Записи наших встреч будут доступны на весь период действия вашей подписки. Узнать стоимость и уточнить условия можно по WhatsApp или на сайте
Перейти в Instagram, YouTube или Telegram Екатерины Лебедь >>>
АВТОР СТАТЕЙ И КУРСОВ: Лебедь Екатерина Александровна
✔ Практикующий юрист-кадровик, специалист по кадровому учету и делопроизводству и трудовому законодательству РК.
✔ В карьерном портфеле: налоговые проверки, трудовые инспекции, суды, прокурорские проверки, восстановление учета, любые сложные участки, включая налоги с зарплаты.
✔ С 2010 года работаю на себя. За плечами сотни кадровых аудитов, тысячи часов консультаций применению трудового законодательства (в год провожу более 1000 консультационных часов).
✔ Разработчик обучающих программ для специалистов кадровых служб, спикер семинаров и тренингов по применению трудового законодательства и безошибочному ведению кадрового учета.
✔ Бесплатные прямые эфиры в Инстаграм: https://www.instagram.com/hrdelo_kz/
✔ Автор самого крупного проекта «Группа Кадровиков Казахстана» в мессенджере Telegram.